Un evento aziendale richiede settimane, a volte mesi, di organizzazione. Location, ospiti, relatori, allestimenti, catering. Poi arriva la sera, tutto funziona, e il giorno dopo rimangono qualche foto sul telefono e il ricordo dei presenti.
È un peccato, perché un evento ben ripreso è una miniera di contenuti, e i video per eventi aziendali servono proprio a non sprecarla. Può raccontare l’azienda, rafforzare il rapporto con i clienti, dare materiale ai social per mesi. Basta impostarlo bene.
Prima dell’evento: decidere cosa vuoi ottenere
La domanda giusta non è “chi riprende l’evento?”, ma “cosa vogliamo avere in mano dopo?“. Le risposte possibili sono tante:
- un aftermovie di due o tre minuti che racconti l’atmosfera;
- gli interventi completi dei relatori, da pubblicare o condividere con chi non c’era;
- interviste brevi a ospiti, clienti, partner;
- clip verticali per i social, magari pubblicate già il giorno dopo;
- un teaser da usare l’anno prossimo per promuovere l’edizione successiva.
Ogni risultato richiede scelte diverse: quante camere, dove posizionarle, chi intervistare e quando. Deciderlo prima evita la frase più temuta in post-produzione: “peccato che non l’abbiamo ripreso”.
Il sopralluogo
Vedere la location prima delle riprese è fondamentale. Serve a capire luci, spazi, percorsi, prese di corrente, posizione del palco, acustica della sala. Un’ora di sopralluogo risparmia molti problemi la sera dell’evento.
Il programma, minuto per minuto
Chiedi agli organizzatori la scaletta dettagliata e condividila con la troupe. Sapere quando arriva l’ospite importante, quando parte il discorso dell’amministratore delegato o quando viene tagliata la torta permette di essere nel punto giusto al momento giusto.
Durante l’evento: discreti ma ovunque
Il bravo operatore di eventi si fa notare il meno possibile. Gli ospiti devono vivere la serata, non sentirsi sul set.
Riprese multicamera per i momenti importanti. Per interventi e premiazioni servono almeno due punti di ripresa: uno sul relatore e uno più largo o sul pubblico. In montaggio fa una grande differenza.
L’audio prima di tutto. Per i discorsi l’ideale è prendere il segnale direttamente dal mixer della sala, oltre ai microfoni della troupe. Un intervento con un audio pulito si può riutilizzare per anni, uno con il rimbombo della sala no.
Le interviste “a caldo”. Due domande a un cliente soddisfatto durante l’evento valgono più di molte parole scritte. Meglio prepararle prima e individuare un angolo tranquillo e ben illuminato dove farle.
I dettagli. Mani che stringono mani, il cartellino con il nome, il brindisi, l’allestimento prima che arrivino gli ospiti. Sono le immagini che danno ritmo all’aftermovie.
Dopo l’evento: il momento in cui si vince o si perde
La rapidità conta
L’interesse per un evento è massimo nelle 24-48 ore successive. Un teaser verticale pubblicato il giorno dopo ottiene un’attenzione che lo stesso video, pubblicato tre settimane più tardi, non avrà mai. Se ti interessa, va previsto nel preventivo: servono un montatore pronto e un flusso di lavoro organizzato.
L’aftermovie
È il racconto emozionale dell’evento: musica, atmosfera, volti, momenti chiave. Due o tre minuti al massimo. Va bene sul sito, nella newsletter, sui social e, soprattutto, per promuovere l’edizione successiva.
Una serie di contenuti, non un video solo
Dallo stesso girato puoi ricavare:
- gli interventi integrali per chi non c’era;
- pillole da 30-60 secondi con i passaggi più interessanti;
- le interviste montate singolarmente;
- foto estratte dal video per comunicati e articoli.
Distribuiti nelle settimane successive, tengono vivo l’evento molto più a lungo. Ne parliamo anche nell’articolo su come ricavare tanti formati da un solo set.
Le riprese aeree agli eventi
Le immagini dall’alto della location sono spettacolari, ma attenzione: le regole sul volo dei droni vietano di sorvolare assembramenti di persone. Spesso la soluzione è fare le riprese aeree prima dell’arrivo degli ospiti o in aree libere, con piloti abilitati e le autorizzazioni necessarie. Approfondiamo nell’articolo sulle riprese con drone per le aziende.
Domande frequenti
Quante camere servono per riprendere un evento?
Per un evento con interventi dal palco, almeno due. Per eventi grandi, con più spazi e momenti in contemporanea, servono più operatori. Il numero giusto dipende dal programma e dai contenuti che vuoi ottenere.
Bisogna avvisare gli ospiti delle riprese?
Sì, è buona norma, e in molti casi necessario per la privacy. Di solito si inserisce un’informativa nell’invito e si espone un cartello all’ingresso. Per le interviste è meglio raccogliere anche una liberatoria firmata.
Quanto tempo serve per avere l’aftermovie?
Dipende dalla complessità, ma con un flusso organizzato si parla di giorni, non di mesi. Il teaser veloce per i social può essere pronto anche in 24 ore, se previsto fin dall’inizio.
In breve
Un evento aziendale è un investimento importante: il video è il modo per farlo rendere molto più a lungo. Se stai organizzando un evento, scrivici prima di chiudere il programma: è il momento migliore per decidere cosa riprendere e come.